شكلت وحدة شؤون الطلبة عند تأسيس الجامعة، وكان ارتباطها بقسم الشؤون الإدارية والقانونية، ثم ارتبطت بقسم الشؤون العلمية والدراسات العليا ، ثم أصبحت مستقلة تمارس أعمالها كباقي الوحدات. وقد تمت الاستعانة بمديريات التسجيل في جامعة بغداد وجامعة القادسية بخصوص التعليمات الخاصة بالطلبة، وتعليمات النقل، وإصدار الوثائق بالدرجات باللغتين العربية والانكليزية، وسياقات العمل، وأمور أخرى إلى ان أصبحت هذه الوحدة قائمة بذاتها تنجز جميع الأعمال الموكلة لها بنفسها. وفي الوقت الحالي صارت شؤون الطلبة بسبب توسع الجامعة وازدياد عدد كلياتها قسماً مستقلاً.
لقسم شؤون الطلبة أهداف كثيرة يسعى لتحقيقها أهمها: تسهيل مهمة الطالب وتذليل الصعوبات التي قد تواجهه في إجراءات التقديم، وتشكيل لجان خاصة بمتابعة قبول الطالب على أساس قانوني وفق المستمسكات الأصولية المطلوبة والمثبتة بتعليمات الوزارة.
ومن أنشطة وفعاليات هذا القسم تشكيل اللجان ومنها: لجنة فحص سجلات الدرجات (الماسترشيت) لتدقيق نتائج الطلبة وتثبيت أية ملاحظات أثناء التدقيق، ولجنة تدقيق وثائق الطلبة ومهمتها فحص أضابير الطلبة كافة والتأكد من وجود المستمسكات المطلوبة وخاصة الوثيقة المدرسية والتأكد من صحة صدورها ومتابعة عمل مركز التسلم والإرشاد في الجامعة وتوفير المستلزمات المطلوبة لنجاح عمل المركز.
ونذكر بعض انجازات الشعبة مع التركيز على نشاطاته خلال عام 2008:
– إصدار أوامر جامعية بتخرج الطلبة (منح شهادة البكلوريوس) الدور الثاني للدراسة الصباحية والمسائية. (عدد الكتب 6).
– إصدار أوامر جامعية بنقل أبناء التدريسيين. (عدد الكتب 11).
– إصدار الأوامر الجامعية بقبول المعلمين المجازين دراسياً والـ(10%) الأوائل على المعاهد. (عدد الكتب 2).
– إصدار أوامر جامعية بالنقل والاستضافة. عدد الكتب (64).
– إصدار أوامر جامعية بتعديل الترشيح. (عدد الكتب 28).
– إصدار الأوامر الجامعية بنقل الطلبة المحقين بالاعتراض. (عدد الكتب 25 كتاب).
– إصدار أمر جامعي بقبول الطلبة من العام الدراسي2005-2006. عدد الكتب (1).
– إصدار أوامر جامعية بإلغاء النقل والاستضافة وتعديل الترشيح.(عدد الكتب 5).
– مخاطبات الجامعات. (عدد الكتب 8).
– مخاطبة الوزارة والإجابة على كتبها/ القبول المركزي. (عدد الكتب 75 ).
– المتابعة مع مكتب المفتش العام بخصوص الطلبة المزورين وتدقيق القبول المركزي. (عدد الكتب 9).
– تدقيق وثائق الطلبة باللغة العربية والانكليزية. (عدد الوثائق 51).
– مخاطبة وزارة الخارجية لغرض التصديق. (عدد الكتب 10).
– تشكيل لجان لتدقيق سجلات الدرجات. (الماستر شيت).
– إنشاء غرفة عمليات لمتابعة سير الامتحانات النهائية ورفع موقف يومي إلى الوزارة/ جهاز الإشراف والتقويم العلمي ودائرة الدراسات والتخطيط والمتابعة مع إرسال قرص مدمج بالموقف والأسئلة الامتحانية ورفع الموقف بالبريد الالكتروني فضلاً عن البريد العادي.
– حضور الاجتماعات في ديوان الوزارة. (2).
– عقد اجتماعات مع مسؤولي وحدات التسجيل التابعة للجامعة. (3).
– إصدار اعمامات مختلفة إلى الكليات. (عدد الكتب 13).
– إصدار تأييدات صحة صدور وثائق. (عدد الكتب 19).
– مخاطبة الكليات. (عدد الكتب 540) .
– متابعة المواقف الشهرية.
– الإجابات على كتب أمانة مجلس الجامعة بخصوص تأجيل الطلبة. (عدد الكتب19).
– متابعة الكليات من حيث أعداد الطلبة والغياب والتأجيل والرسوب وترقين القيد.
– متابعة تقارير المفتش العام حول قبول الطلبة للعام الدراسي 2006-2007 وتدقيقها مع الكليات.
– متابعة تقارير المفتش العام حول الطلبة المزورين.
– المشاركة في فتح مركز التسلم والإرشاد لقبول الطلبة في الجامعات العراقية للعام الدراسي 2008-2009 وتنظيم عمل المركز.
– تدقيق وثائق الطلبة باللغة العربية والانكليزية مع تقارير لجنة فحص سجلات (الماسترشيت).
– متابعة تنقلات الطلبة للعام الدراسي 2008-2009 وفق ضوابط الانتقال.
