قسم التسجيل وشؤون الطلبة

رئاسة جامعة واسط

معلومات القسم

مدير القسم: الأستاذ المساعد الدكتور جابر حسين علي التميمي

أولاً: نبذة تعريفية

يُعد قسم التسجيل وشؤون الطلبة في رئاسة جامعة واسط أحد التشكيلات الإدارية الرئيسة التي تضطلع بإدارة وتنظيم جميع الإجراءات المتعلقة بالطلبة، ويُعد المرجعية المركزية المشرفة على أقسام التسجيل وشؤون الطلبة في كليات الجامعة، بما يضمن التطبيق الموحد للقوانين والأنظمة والتعليمات والضوابط الصادرة عن وزارة التعليم العالي والبحث العلمي.

يتولى القسم الإشراف على تنفيذ سياسات القبول والتسجيل، وإدارة السجلات والبيانات الأكاديمية، ومتابعة إصدار الأوامر الجامعية الخاصة بالطلبة، وتوثيق وحفظ الوثائق الدراسية، وإصدار الهويات الجامعية، وإعداد الإحصاءات والتقارير الرسمية، فضلاً عن متابعة شؤون الخريجين، بما يحقق الدقة والشفافية وحماية الحقوق الأكاديمية للطلبة.

ويحرص القسم على تطوير بيئة العمل المؤسسية من خلال اعتماد الأنظمة الإلكترونية الحديثة، وتعزيز مبادئ الحوكمة الرقمية، وتطبيق أفضل الممارسات الإدارية، بما ينسجم مع استراتيجية وزارة التعليم العالي والبحث العلمي في التحول الرقمي والارتقاء بجودة الخدمات الجامعية.

الشعب التابعة للقسم

1- شعبة الوثائق

تتولى تنظيم وحفظ وتدقيق الوثائق الدراسية، وإصدار الوثائق الرسمية، ومتابعة أرشفتها ورقياً وإلكترونياً.

2- شعبة الصادر والوارد

تختص بإدارة المراسلات الرسمية، وتنظيم الكتب الصادرة والواردة، وأرشفتها وفق الأنظمة الإدارية المعتمدة.

3- شعبة القبول المركزي

تتولى تنفيذ تعليمات القبول المركزي وقبول الطلبة، ومتابعة إجراءات التسجيل الأولي، والنقل، والاستضافة، وتحديث بيانات الطلبة وفق الضوابط الوزارية.

4- شعبة المتابعة

تتولى متابعة تنفيذ التعليمات والضوابط الوزارية، ومتابعة أعمال أقسام التسجيل وشؤون الطلبة في كليات الجامعة، والتنسيق معها لضمان حسن سير العمل.

5- شعبة صحة الصدور

تختص بالتحقق من صحة صدور الوثائق والكتب الرسمية الصادرة عن الجامعة، وإدارة منظومة الوثائق المؤمنة المزودة برمز الاستجابة السريعة (QR Code)، تنفيذاً لتوجيهات الأمانة العامة لمجلس الوزراء ووزارة التعليم العالي والبحث العلمي، بما يضمن موثوقية الوثائق الجامعية وسهولة التحقق منها إلكترونياً.

رابعاً: الأهداف

1. تطبيق القوانين والتعليمات والضوابط الوزارية الخاصة بشؤون الطلبة بكفاءة وشفافية.
2. توحيد إجراءات التسجيل وشؤون الطلبة in جميع كليات الجامعة.
3. تعزيز التحول الرقمي من خلال اعتماد الأنظمة الإلكترونية الحديثة في إدارة بيانات الطلبة.
4. المحافظة على سلامة وأمن السجلات والوثائق الأكاديمية وفق المعايير الوطنية.
5. تطوير الخدمات المقدمة للطلبة وتقليل زمن إنجاز المعاملات.
6. توفير قواعد بيانات وإحصاءات دقيقة لدعم التخطيط واتخاذ القرار.
7. دعم مبادئ الحوكمة الإلكترونية والجودة المؤسسية في جميع أعمال القسم.
8. الارتقاء بمستوى رضا الطلبة والمستفيدين عن الخدمات المقدمة.

خامساً: معلومات التواصل

البريد الإلكتروني المؤسسي: jaltamimi@uowasit.edu.iq
الهاتف: 07714369262
العنوان: رئاسة جامعة واسط – قسم التسجيل وشؤون الطلبة ، الكوت – محافظة واسط – جمهورية العراق

سادساً: سياسة جودة الخدمة

• إنجاز ما لا يقل عن 95% من المعاملات ضمن المدة الزمنية المعلنة.
• الرد على جميع الاستفسارات الإلكترونية خلال 24 ساعة من أيام الدوام الرسمي.
• معالجة الشكاوى وفق المدد الزمنية المحددة في ميثاق الخدمة.
• مراجعة إجراءات العمل بشكل دوري لتبسيطها وتحسين تجربة المستفيد.
• ضمان الامتثال الكامل للتعليمات الصادرة عن وزارة التعليم العالي والبحث العلمي والأمانة العامة لمجلس الوزراء.

سابعاً: مهام ومسؤوليات قسم التسجيل وشؤون الطلبة وآليات العمل

1. الأنظمة الإلكترونية المعتمدة

الهدف: أتمتة العمليات ورفع كفاءة إدارة بيانات الطلبة والتحقق الرقمي.

الآلية:
• نظام SIS (Student Information System) لإدارة البيانات الأكاديمية للطلبة.
• منظومة الوثائق المؤمنة (QR Code) للتحقق الإلكتروني من الوثائق الجامعية.
• نظام HEPQ لإصدار الهوية الجامعية الإلكترونية الموحدة وفق تعليمات وزارة التعليم العالي والبحث العلمي.

2. الإنجازات والخدمات المحققة

الهدف: الارتقاء بالعمل المؤسسي النوعي وتطبيق الضوابط الوزارية بحرص.

الآلية:
• إنجاز جميع الأوامر الجامعية الخاصة بقبول الطلبة في مختلف قنوات القبول وفق الضوابط الوزارية.
• إنجاز أوامر النقل والاستضافة بين الجامعات والكليات وفق التعليمات النافذة.
• إصدار الأوامر الجامعية الخاصة بتخرج الطلبة وإكمال جميع الإجراءات الإدارية المتعلقة بها.
• تطبيق نظام الهوية الجامعية الإلكترونية الموحدة (HEPQ) لجميع طلبة الجامعة.
• تنفيذ تعليمات تخفيض الأجور الدراسية للطلبة المشمولين بالإعفاءات والتخفيضات وفق الضوابط الوزارية.
• اعتماد منظومة الوثائق المؤمنة (QR Code) بما يضمن حماية الوثائق الجامعية من التزوير وسرعة التحقق من صحتها.
• تطوير استخدام نظام (SIS) في إدارة بيانات الطلبة وتحسين دقة المعلومات وسرعة إنجاز المعاملات.
• تقديم الدعم الفني والإداري المستمر لأقسام التسجيل وشؤون الطلبة في جميع كليات الجامعة.

3. الخدمات المقدمة

الهدف: تلبية احتياجات الطلبة والخريجين الإدارية والأكاديمية.

الآلية: تنفيذ إجراءات القبول والتسجيل، إصدار الأوامر الجامعية، إصدار الوثائق الدراسية وصحة الصدور، إصدار الهويات الجامعية، متابعة النقل والاستضافة، متابعة تأجيل الدراسة وإعادة القيد والترقين، إدارة بيانات الطلبة إلكترونياً، متابعة شؤون الخريجين، تطبيق تعليمات تخفيض الأجور الدراسية، وتقديم الإحصاءات الرسمية الخاصة بالطلبة.

4. ميثاق خدمة المستفيد (Service Charter)

الهدف: تقديم خدمات إدارية وأكاديمية عالية الجودة والالتزام بالمعايير النافذة.

الآلية: يتعهد القسم بإنجاز المعاملات ضمن المدد الزمنية المعلنة، المحافظة على سرية بيانات الطلبة ووثائقهم الرسمية، تطبيق التعليمات الوزارية بعدالة وشفافية، استقبال الشكاوى والمقترحات ومتابعتها حتى معالجتها، وتحسين الخدمات بصورة مستمرة وفق معايير الجودة المؤسسية.

5. دليل الخدمات (Service Catalogue) ومدد الإنجاز

الهدف: توضيح السقوف الزمنية لإنجاز المعاملات وضمان السرعة والشفافية.

الآلية:
• تدقيق أوامر قبول الطلبة : يوم عمل واحد
• تدقيق أوامر النقل والاستضافة : يوم عمل واحد
• إصدار الأمر الجامعي للقبول : يوم عمل واحد
• إصدار الأمر الجامعي للتخرج : من (1–3) أيام عمل
• إصدار أو تحديث الهوية الجامعية الإلكترونية (HEPQ) : يوم عمل واحد
• تدقيق الوثائق الدراسية : يوم عمل واحد
• صحة صدور الوثائق الجامعية : يوم عمل واحد
• إصدار صحة الصدور الإلكترونية (QR Code) : في اليوم نفسه
• تحديث بيانات الطالب على نظام SIS : في اليوم نفسه
• الإجابة عن المخاطبات الرسمية : يوم عمل واحد
• معالجة طلبات تخفيض الأجور الدراسية بعد اكتمال المستندات : من (2–3) أيام عمل
• إعداد الإحصاءات الرسمية الخاصة بالطلبة : من (1–2) يوم عمل
• متابعة معاملات الخريجين : من (1–3) أيام عمل
• الرد على الاستفسارات الإلكترونية : خلال (24) ساعة من أيام الدوام الرسمي
* ملاحظة: قد تختلف مدة الإنجاز في الحالات التي تتطلب موافقات وزارية أو إجراءات خارج صلاحيات الجامعة.

6. مؤشرات الأداء المؤسسي (Key Performance Indicators)

الهدف: قياس كفاءة التغطية الإدارية والتحول الرقمي في الكليات.

الآلية: عدد كليات الجامعة: 15 كلية، الكليات التي تضم الدراسة المسائية: 12 كلية، إجمالي عدد الطلبة: 29,111 طالباً وطالبة، نسبة التحول إلى الوثائق المؤمنة (QR Code): 100%، اعتماد نظام معلومات الطلبة (SIS): مطبق في جميع كليات الجامعة، اعتماد نظام الهوية الجامعية الإلكترونية (HEPQ): مطبق في جميع كليات الجامعة.

7. متابعة الإنجاز والشكاوى والمقترحات

الهدف: تعزيز التواصل ودراسة المقترحات لمعالجة الطلبات وتطوير الأداء.

الآلية:
• البريد الإلكتروني المخصص لمتابعة الشكاوى: jaltamimi@uowasit.edu.iq
• تأكيد استلام الشكوى: خلال يوم عمل واحد.
• دراسة الشكوى وإحالتها إلى الجهة المختصة: خلال يومي عمل.
• الرد النهائي أو إشعار مقدم الشكوى بالإجراءات المتخذة: خلال خمسة أيام عمل، ما لم تتطلب طبيعة الموضوع مدة أطول (ويتم إشعاره بالسبب).

الخلاصة

إن قسم التسجيل وشؤون الطلبة في جامعة واسط هو الجهة المختصة بإدارة القبول والتسجيل، وإصدار الهويات والأوامر الجامعية للطلبة والخريجين، والتحقق الإلكتروني وصحة الصدور عبر منظومة الوثائق المؤمنة، وتطبيق سياسات جودة الخدمة والميثاق المعلن، بما يضمن صيانة الحقوق الأكاديمية والتحول الرقمي الشامل.