يكلف مسؤول الوحدة بأمر اداري من قبل عميد الكلية ويكون ارتباطها من خلال معاون العميد للشؤون العلمية ويعمل في الشعبة عددا من الموظفين الاداريين والفنيين.

مهام الوحدة ما يأتي:

1- استلام مفاتحات الايفاد سواء عن طريق الجامعة او من الجامعات والمعاهد العربية والاجنبية واحالتها بعد اطلاع السيد العميد الى تشكيلات الكلية ذات العلاقة للاستفادة منها .

2- استلام مفاتحات الاعارة عن طريق الجامعة او من الجامعات والمعاهد العربية والاجنبية وتعميمها على الاقسام العلمية في الكلية ذات العلاقة بعد استحصال موافقة السيد العميد للاستفادة منها .

3- استلام معاملات التفرغ العلمي الخاصة بتدريسي الكلية وبعد التدقيق ترفع الى السيد العميد لاستحصال موافقة الجامعة .

4- استلام طلبات الاجازات الدراسية داخل العراق الخاصة بتدريسي الكلية وفق الضوابط والتعليمات ارسالها الى الجامعة لاستكمال الاجراءات المطلوبة لاكمال دراستهم العليا .

5- استلام الطلبات الخاصة بعقد مؤتمرات او الندوات العلمية مع تحديد الكلف التقريبية وعدد المستضافين من خارج العراق وجنسياتهم والموعد المحدد لانعقاد المؤتمر او الندوة .

6- استلام الكتب والمراسلات الخاصة بالجوائز عن طريق الجامعة او مباشرة من مؤسسة او منظمة بعد التأكد من علاقتها بالنشاطات العلمية والبحثية الجامعية لاستحصال موافقة السيد العميد على تعميمها على ملاكات الكلية .

7- استلام استمارات البعثات من الجامعة وتوزيعها على المتقدمين للبعثة لملئها وأرسالها للجامعة.

8- استلام المجلات والكتب من الجامعة او من اي جهة اخرى خارج العراق وارسالها للجنة المستفيدة .

9- يتم استلام طلبات استضافة الأساتذة العرب والاجانب لغرض الاستفادة من اختصاصاتهم وخبراتهم من قبل فروع المعهد موضحا فيها الجهة التي تتحمل النفقات والاستفسار من الجامعة حول توفير الاعتماد المالي اللازم لتغطية نفقاتها .